Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO)

Allgemeine Informationen zur Umsetzung der datenschutzrechtlichen Vorgaben gemäß Datenschutz-Grundverordnung

Seit dem 25.05.2018 sind in allen EU-Mitgliedsstaaten die Regelungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) anzuwenden. Die nachfolgenden Informationen geben Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und Ihre Rechte, die sich aus den Datenschutzregelungen ergeben.

Verantwortlicher

Stadt Duisburg

Der Oberbürgermeister

Burgplatz 19

47051 Duisburg

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Datenschutzstadt-duisburgde

Zu welchen Zwecken verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?

Das Jugendamt nimmt Aufgaben der Jugendhilfe war. Die Jugendhilfe umfasst Leistungen und andere Aufgaben zugunsten junger Menschen und Familien. Diese Aufgaben sind in § 2 des achten Sozialgesetzbuches detailliert aufgelistet.

Darüber hinaus nimmt das Jugendamt die Sicherung des Unterhalts von Kindern alleinstehender Mütter und Väter durch Unterhaltsvorschüsse nach dem Unterhaltsvorschussgesetz (UVG) sowie die die Aufgaben nach dem Gesetz zum Elterngeld und zur Elternzeit (BEEG) war.

Für alle diese Aufgaben werden personenbezogene Daten verarbeitet. Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 DSGVO.

Wie werden die Daten in den einzelnen Bereichen verarbeitet?

Für alle Bereiche gilt: Rechtsgrundlage für die Erhebung und Verarbeitung der erforderlichen personenbezogenen Daten im Rahmen der  Jugendhilfe  sind die datenschutzrechtlichen Vorschriften des achten Sozialgesetzbuches (§§ 61 – 68 SGB VIII). Die Daten werden beim Betroffenen erhoben. Die Betroffenen werden im jeweiligen Aufgabenbereich über die Zweckbestimmung der Erhebung und Verwendung ihrer Daten detailliert aufgeklärt, soweit diese nicht offenkundig ist. Ohne eine Mitwirkung der Betroffenen werden Daten nur erhoben, wenn die Voraussetzungen des § 62 Abs. 3 und 4 SGB VIII erfüllt sind.

Allgemeine Verwaltung, Wirtschaftliche Jugendhilfe, Familienkarte

Im Bereich der Wirtschaftlichen Jugendhilfe werden personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der Leistungsgewährung, Kostenerstattung, Kostenersatz, Kostenbeiträgen und Unterhaltsansprüchen verarbeitet. Hierzu zählen die Namen, Adressen, Geburtsdaten, Email-Adressen, Kontodaten sowie Einkommensnachweise Beteiligter, aber auch von Dritten in elektronischer Form und in Papierform. Eine Weitergabe der Daten erfolgt, auch im Wege der Amtshilfe, an Gerichte, andere Behörden oder beauftragte Rechtsanwälte.

Im Bereich der Erhebung von Beiträgen zum Besuch einer Kindertageseinrichtung und Inanspruchnahme von Tagespflege werden personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der Beitragsfestsetzung und -einziehung verarbeitet. Hierzu zählen die Namen der Betroffenen, Geburtsdaten und deren Adressen sowie Einkommensnachweise in elektronischer Form und in Papierform. Eine Weitergabe der Daten erfolgt im Rahmen von berechtigtem Verlangen auf Akteneinsicht oder im Klageverfahren an die Gerichtsbarkeit.

Im Bereich der Finanzierung von Kindertageseinrichtungen  werden personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der Finanzierungsförderung und Prüfung der Verwendung nach dem Kinderbildungsgesetz NW in elektronischer Form und in Papierform verarbeitet. Hierzu zählen neben den Namen, Adressen, Geburtsdaten, Email-Adressen auch Kontodaten und Finanzdaten Beteiligter. Eine Weitergabe der Daten  erfolgt im Rahmen von Berechtigtem Verlangen. 

Im Bereich der Familienkarte werden mit Einwilligung der Antragsteller die Zur Ausstellung erforderlichen Daten erhoben, gespeichert und genutzt.

Kindertageseinrichtungen und Kindertagespflege

Im Bereich der Kindertageseinrichtungen werden personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der Zuordnung und Vergabe von Kita-Plätzen verarbeitet. Hierzu zählen: Name, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adressen, Geburtsdatum/-ort, Konfession, Staatsangehörigkeit, in elektronischer Form und (teilweise) in Papierform. Diese Daten werden ausschließlich intern verarbeitet.

Im Bereich der Kindertagespflege werden personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der Vermittlung von Plätzen in Tagespflegestellen verarbeitet. Hierzu zählen: Name, Anschrift, Telefonnummer, Email-Adressen, Geburtsdatum/-ort, Konfession, Staatsangehörigkeit, Bankverbindung, Schwerbehinderung, Angaben zu den Erziehungsberechtigten teils in elektronischer Form, teils in Papierform. Diese Daten werden ausschließlich intern genutzt.

Zur Durchführung von Projekten werden bei der Akquise des Betreuungspersonals Name, Anschrift, Geburtsdatum/-ort, Bankverbindung, Staatsangehörigkeit, Telefonnummer, E-Mail-Adresse verarbeitet und ausschließlich intern genutzt.

Allgemeiner Sozialer Dienst, Pflegekinderdienst, Adoptionsvermittlung, Jugendgerichtshilfe, Frühe Hilfen, Eingliederungshilfe

Im Bereich des Allgemeinen Sozialen Dienstes und des Pflegekinderdienstes werden personenbezogene Daten in Zusammenhang mit Leistungen der Hilfen zur Erziehung und der Hilfen für seelisch behinderte Kinder und Jugendliche mit den dazugehörigen ergänzenden Leistungen (§§ 27 ff., §§ 35a bis 37, 39, 40 SGB VIII) und Leistungen für junge Volljährige (§ 41 SGB VIII) verarbeitet. Ebenso werden personenbezogene Daten zur Erfüllung der anderen Aufgaben der Jugendhilfe wie die Inobhutnahme von Kindern und Jugendlichen (§ 42 SGB VIII), die vorläufige Inobhutnahme von ausländischen Kindern und Jugendlichen nach unbegleiteter Einreise (§ 42a SGB VIII), die Erteilung, der Widerruf und die Zurücknahme der Pflegeerlaubnis (§§ 43, 44 SGB VIII), die Mitwirkung in Verfahren vor den Familiengerichten (§ 50 SGB VIII) sowie die Beratung und Belehrung in Verfahren zur Annahme als Kind (§ 51 SGB VIII) verarbeitet. Hierzu zählen die Namen, Adressen, Geburtsdaten, Email-Adressen, Kontodaten sowie fallspezifische Daten zu Situationen von Kindern und Familien, die zur pädagogischen Einschätzung und Prüfung der Anspruchsvoraussetzungen der Leistungen erforderlich sind. Mit Einverständnis der Betroffenen erfolgt eine Weitergabe der Daten an beauftragte Dritte, welche die Hilfen durchführen, aber auch im Wege der Amtshilfe, an Gerichte, andere Behörden oder beauftragte Rechtsanwälte.

Im Bereich des Pflegekinderdienstes und der Adoptionsvermittlung werden personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der Eignungsüberprüfung von Bewerberfamilien, sowie im Rahmen der Vermittlung von (Adoptiv-) Pflegekindern verarbeitet. Hierzu zählen die Namen, Adressen, Telefonnummern und ggf. E-Mail-Adressen -sowie die Kontodaten von (Adoptiv-) Pflegeeltern- in elektronischer Form und in Papierform. Eine Weitergabe von Daten erfolgt, auch im Wege der Amtshilfe, an Gerichte und andere prozessbeteiligte Behörden. Sofern nicht im Rahmen der Amtshilfe oder in akuten Kinderschutzfällen erfolgt die Weitergabe nur nach vorheriger Zustimmung der Beteiligten.

Sekundär werden im Bereich des Pflegekinderdienstes und der Adoptionsvermittlung Namen, Adressen (ggf. E-Mail-Adressen und Telefonnummern) von Herkunftseltern im Rahmen der HzE-Antragstellung verarbeitet. Hier sind Überschneidungen zu den Diensten 51-31 ASD und 51-12 WJH zu beachten.

Die Frühen Hilfen Duisburg unterstützen Bürger*innen bei der Beantragung einer Familienhebamme, Familiengesundheits- oder Krankenpflegerin. In diesem Antrag werden gem. des Bundeskinderschutzgesetzes personenbezogene Daten mit Einverständnis der Antragsteller*innen erhoben und an eine entsprechende Fachkraft weitergeleitet und verwahrt. Die Frühen Hilfen Duisburg erhalten darüber hinaus vom Standesamt ein Mal im Monat die Daten aller neugeborenen Kinder in Duisburg. Dazu sind die Frühen Hilfen gemäß §2 KKG berechtigt. Die Daten werden an das Evangelische Bildungswerk weitergegeben, die als ausführender Träger für die Willkommensbesuche zuständig sind. Die Familien werden dazu vom Evangelischen Bildungswerk angeschrieben. Nach Versand der Anschreiben werden die Daten wieder gelöscht.

Kinder- und Jugendarbeit

Die Verarbeitung der Daten erfolgt  auf Grundlage des § 11 Abs. 3 SGB VIII. Im Bereich der Angebote der Jugendarbeit werden personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der Teilnahme an Angeboten der offenen Kinder- und Jugendarbeit (Stadtranderholung, Jugendzentren, Streetwork) verarbeitet. Hierzu zählen die Namen, Geburtsdaten, Adressen und Gesundheitsdaten der Beteiligten, aber auch von Dritten in elektronischer Form und in Papierform.  Eine Weitergabe von Daten erfolgt möglicher in Ausnahmefällen mit Einverständnis der Betroffenen an andere Behörden. 

Beistandschaft, Unterhaltsvorschuss, Beurkundungen und Elterngeld/Elternzeit

Die Datenerhebung erfolgt aufgrund der den Aufgaben zugrunde liegenden gesetzlichen Bestimmungen, ergänzt durch persönliche Einwilligungserklärungen.

Zu den personenbezogenen Daten zählen Namen, Geburtsdaten, Geburtsort, Familienstand, Staatsangehörigkeit, Adressen, Kontodaten, Angaben zu Kindern, Ehe- und Lebenspartnern sowie beispielsweise Angaben zu Einkünften und Unterhaltsverpflichtungen.

Wird ein Auskunftsanspruch von den Betroffenen nicht erfüllt und besteht ein Rechtsanspruch auf Auskunft über die Daten oder es liegt eine entsprechende Einwilligungserklärung vor, werden personenbezogenen Daten auch bei Dritten (z. B. Sozialleistungsträgern) erhoben.

Im Bereich Beistandschaft werden personenbezogene Daten erhoben, um die umfassende Beratung, Unterstützung sowie die Wahrnehmung der Aufgaben innerhalb einer Beistandschaft zu gewährleisten. Die Daten werden im Zusammenhang mit der Klärung der Vaterschaft, der Geltendmachung von Unterhaltsansprüchen und zu Fragen der gemeinsamen Sorge erhoben. Eine Weitergabe erfolgt z.B. an das Landesamt für Finanzen Nordrhein-Westfalen, an Gerichte, Gerichtsvollzieher und beauftragte Rechtsanwälte.

Im Bereich Beurkundungen werden personenbezogene Daten erhoben, um die Beurkundungen durchzuführen und das Beurkundungsregister zu führen. Ferner werden sie erhoben, um bei der Beurkundung von Erklärungen zur gemeinsamen Sorge die Führung des Sorgeregisters sicherzustellen. Eine Weitergabe erfolgt an die im Beurkundungsverfahren Berechtigten, deren Rechtsnachfolger sowie im Rahmen von berechtigtem Verlangen.

Im Bereich Unterhaltsvorschuss werden personenbezogene Daten erhoben, um über Anträge auf die Gewährung von Unterhaltsvorschuss entscheiden zu können. Ferner werden Daten zur Heranziehung der Unterhaltspflichtigen erhoben. Eine Weitergabe erfolgt im Rahmen von berechtigtem Verlangen, z.B. an das Landesamt für Finanzen Nordrhein-Westfalen.

Im Bereich Elterngeld/Elternzeit werden personenbezogene Daten erhoben, um zum Thema Elternzeit beraten und über Anträge auf die Gewährung von Elterngeld entscheiden zu können. Eine Weitergabe erfolgt im Rahmen von berechtigtem Verlangen.

Besonderheit zur Aufbewahrung: Einzelne Urkunden werden bis zu 70 Jahre ab dem Beginn des Folgejahres ihrer Aufnahme aufbewahrt. 

Amtsvormund und –Pflegschaften

Im Bereich der Amtsvormund und –pflegschaften werden personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der Personensorge und Vermögenssorge für die zugewiesenen Mündel verarbeitet. Hierzu zählen die Namen, Geburtsdaten, Geburtsort, Familienstand, Adressen, Kontodaten, Angaben zu Kindern, Ehe- und Lebenspartnern sowie beispielsweise Angaben zu Einkünften, Steuerbescheide, Bilanzen und Vermögensverzeichnisse, Renten- und Krankenversicherungsdaten, Gesundheitsdaten sowie Schul- und Ausbildungsdaten der Beteiligten, aber auch von Dritten in elektronischer Form und in Papierform.  Eine Weitergabe von Daten erfolgt an Gerichte, Behörden, Ärzte, Schulen, Kindergärten, Beteiligte im Rahmen der ambulanten und stationären Jugendhilfe nach §27 SGB VIII oder beauftragte Rechtsanwälte. 

Wie verarbeiten wir die Daten?

Grundsätzlich ist darauf hinzuweisen, dass die Korrespondenz per E-Mail an eine Adresse der Stadt Duisburg (m.mustermannstadt-duisburgde) unverschlüsselt erfolgt. Daher sollten per E-Mail keine persönlichen oder besonders schützenswerte Daten (gem. Art. 9 DSGVO) versandt werden.

Die elektronische wie die papiergebundene Datenverarbeitung erfolgt auf der  gesetzlichen Grundlage der datenschutzrechtlichen Vorschriften des achten Sozialgesetzbuches (§§ 61 – 68 SGB VIII) sowie der Vorgaben des Datenschutzbeauftragten der Stadt Duisburg. Hierfür werden die notwendigen technischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen eingesetzt, um die personenbezogenen Daten gegen unbeabsichtigte oder unrechtmäßige Vernichtung oder Veränderung sowie gegen unbefugte Offenlegung oder unbefugten Zugang zu schützen.

Datenspeicherung

Sozialdaten werden gespeichert, soweit dies für die Erfüllung im Rahmen der oben beschrieben Aufgaben erforderlich ist, § 63 SGB VIII – oder, mit Bezug auf die konkret wahrzunehmende Aufgabe soweit eine Einwilligung der Betroffenen vorliegt.  Die Aufbewahrungszeiten richten sich ebenfalls nach dem Erfordernis der Erfüllung der jeweiligen Aufgaben. Zudem werden Sozialdaten zum Zwecke der Jugendhilfeplanung (§ 80 SGB VIII) gespeichert oder genutzt. Sie werden unverzüglich anonymisiert (§ 64 Abs. 3 SGB VIII).

Welche Rechte haben Sie?

Sie haben nach der Datenschutz-Grundverordnung verschiedene Rechte. Einzelheiten ergeben sich insbesondere aus Artikel 15 bis 18 und 21 der Datenschutz-Grundverordnung.

Recht auf Auskunft

Sie können Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen. In Ihrem Auskunftsantrag sollten Sie Ihr Anliegen präzisieren, um uns das Zusammenstellen der erforderlichen Daten zu erleichtern. Daher sollten in dem Antrag möglichst Angaben zum konkreten Verwaltungsverfahren und zum Verfahrensabschnitt gemacht werden. Im Falle von offenkundig unbegründeten oder exzessiven Anträgen kann die Auskunftserteilung abgelehnt werden.

Recht auf Berichtigung

Sollten die betreffenden Angaben nicht (mehr) zutreffend sein, können Sie eine Berichtigung verlangen. Sollten Ihre Daten unvollständig sein, können Sie eine Vervollständigung verlangen.

Recht auf Löschung

Sie können die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Ihr Anspruch auf Löschung hängt u.a. davon ab, ob die Sie betreffenden Daten noch zur Erfüllung unserer gesetzlichen Aufgaben benötigt werden.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu verlangen. Die Einschränkung steht einer Verarbeitung nicht entgegen, soweit an der Verarbeitung ein wichtiges öffentliches Interesse besteht.

Recht auf Widerspruch

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu widersprechen. Allerdings können wir dem nicht nachkommen, wenn an der Verarbeitung ein überwiegendes öffentliches Interesse besteht oder eine Rechtsvorschrift uns zur Verarbeitung verpflichtet.

Recht auf Beschwerde

Wenn Sie der Auffassung sind, dass wir Ihrem Anliegen nicht oder nicht in vollem Umfang nachgekommen sind, können Sie bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde einlegen. Die Kontaktdaten der Datenschutzbehörden des Bundes und der Länder finden Sie unter www.datenschutz.de/projektpartner/